Toda empresa necesita de un compendio de técnicas que le sirvan a los gerentes para gestionar, planificar proyectos y solucionar problemas propios de la faena laboral. Este conjunto de técnicas son las herramientas administrativas, llamadas así porque son instrumentos empleados en el mundo de los negocios que permiten controlar y diligenciar el entorno administrativo de cada organización empresarial, identificar problemas, dar soluciones concretas y efectivas a los mismos, además de resultar muy útil en la planeación de nuevos proyectos.
En este sentido, hablar de las herramientas administrativas es abrir un abanico de Software que le permiten a la empresa ahorrar tiempo en la realización de tareas mecánicas y ocuparse ahora en tareas más estratégicas para la organización; mantener datos y resultados actualizados, de manera que la toma de decisiones se haga con la información relevante para la misma, fundamentado en análisis, estadísticas e historial de datos, a partir de esto es más fácil llevar un control en cuanto al plan de negocios y al plan financiero evitando gastos fuera del presupuesto, obtener resultados más precisos y confiables que permitan verificar que las estrategias utilizadas en el proyecto están arrojando los objetivos planteados; también mejoran la productividad y el trabajo en equipo. Otro beneficio es el control del inventario logrando una recepción automática de los proveedores, registro de reubicación de mercancía, reporte de movimientos y lo más importante fortalecen el área comercial y de ventas, controlan la calidad del producto y por supuesto, se reducen los costos y mejoran la competitividad.
El software
Según The Digital Project Manager, (thedigitalprojectmanager.com, página dedicada a las herramientas de gestión de proyectos) las herramientas administrativas o software de gestión serán efectivas de acuerdo al flujo de trabajo de la empresa (complejidad, precios, funcionalidad), es por ello, que para este 2020 se muestran los programas más atractivos y eficientes que ayudan a optimizar el rendimiento de cada tarea o proyecto a ejecutar, así pues:
monday.com, permite visualizar clara y rápidamente los datos importantes del proyecto. Incluye apps de gestión de proyectos como Slack, Google Drive, Gmail, Dropbox, Typform y otras más vía Zapier.
Smartsheet, esta plataforma integra su software con aplicaciones de gestión de proyectos favoritos, opciones de marca personalizadas, herramientas de colaboración, cuadros, gráficos y más. Incluye Microsoft y Google apps, además de aplicaciones comerciales como Salesforce, ServiceNow, Slack, Box y Tableau. La plataforma es extensible a través de REST API y webhooks.
Clarizen, es un software de gestión de proyectos de nivel empresarial con todas las funciones, y herramientas adicionales de gestión de cartera, recursos y flujo de trabajo. Puede combinar el poder de Clarizen con otras herramientas empresariales como Jira, SharePoint, Tableau e Intact.
Retomando lo anterior, hablar de herramientas administrativas reúne una amplia cantidad de plataformas que aceleran, facilitan positivamente el trabajo, de tal manera que en este apartado sólo se muestran los software más avanzados para la ejecución del proyecto, y que ayudan eficazmente a visualizar si las estrategias aplicadas son las apropiadas para el éxito del negocio.
